Cara Mengubah Naskah Word Menjadi XML JATS

Naskah di Microsoft Word dapat terlihat sudah rapi: judul berada di tengah, nama penulis tersusun, tabel tampil baik, dan daftar pustaka sudah mengikuti gaya jurnal. Namun, tampilan yang rapi belum selalu berarti struktur artikelnya terbaca dengan baik oleh mesin penerbitan.

XML JATS bekerja dengan cara yang berbeda. Sistem ini tidak hanya melihat bagaimana teks ditampilkan, tetapi juga perlu mengetahui fungsi setiap bagian: mana judul, nama penulis, afiliasi, abstrak, kata kunci, subjudul, kutipan, catatan kaki, tabel, gambar, dan referensi.

Mengapa naskah Word belum cukup?

Word dirancang terutama untuk menata tampilan dokumen. XML JATS dirancang untuk menyatakan identitas dan hubungan antarbagian artikel. Perbedaan ini penting ketika artikel akan diproses oleh platform jurnal, pengindeks, penyedia metadata, atau layanan preservasi digital.

Sebagai contoh, teks yang terlihat seperti nama penulis belum tentu dikenali sebagai penulis apabila formatnya bercampur dengan gelar, afiliasi, atau alamat surel. Hal yang sama dapat terjadi pada sitasi dan daftar pustaka. Bagi pembaca manusia, hubungan keduanya mungkin jelas. Bagi mesin, hubungan itu harus dinyatakan secara lebih terstruktur.

JATS Editor hadir untuk membantu menjembatani perbedaan tersebut tanpa meminta pengguna menyusun seluruh XML secara manual sejak awal.

Alur kerja JATS Editor: naskah dibaca, strukturnya diperiksa, lalu XML dan metadata publikasi disiapkan.

Apa yang dilakukan JATS Editor?

1. Membaca struktur naskah

Pengguna mengunggah naskah dalam format DOCX. Sistem kemudian mencoba mengenali bagian-bagian utama artikel, antara lain:

• judul dan identitas penulis;
• afiliasi dan informasi korespondensi;
• abstrak dan kata kunci;
• bagian, subbagian, tabel, dan gambar;
• sitasi di dalam teks atau catatan kaki;
• daftar referensi dan DOI.

Hasil pembacaan ini menjadi titik awal, bukan keputusan yang tidak dapat diubah.

2. Menunjukkan bagian yang perlu diperiksa

Struktur artikel dapat berbeda antarjurnal. Ada naskah yang memakai sitasi dalam teks, ada yang menggunakan catatan kaki, dan ada pula yang menggabungkan beberapa pola. Karena itu, JATS Editor menampilkan hasilnya agar pengguna dapat memeriksa bagian yang belum pasti atau belum terbaca lengkap.

Pengguna tetap dapat memperbaiki nama penulis, tahun, judul sumber, DOI, jenis referensi, atau bagian artikel lain sebelum hasil akhir dipakai.

3. Membantu memeriksa sitasi, referensi, dan DOI

Kesalahan kecil dalam sitasi sering menimbulkan masalah besar saat artikel dikonversi. Nama penulis dapat berbeda antara teks dan daftar pustaka, tahun dapat tertukar, satu sumber dapat tercantum dua kali, atau DOI dapat ditulis dalam bentuk yang tidak aktif.

JATS Editor membantu menemukan hubungan antara sitasi dan referensi, menampilkan kandidat metadata bila tersedia, serta memberi ruang bagi pengguna untuk memilih, memperbaiki, atau menambahkan data. Untuk pola yang meragukan, keputusan akhir tetap berada pada editor atau penulis.

4. Meninjau hasil sebelum ekspor

Pengguna tidak harus menerima hasil otomatis begitu saja. Struktur yang dikenali dapat ditinjau kembali melalui pratinjau. Tahap ini penting untuk memastikan bahwa urutan bagian, identitas penulis, tabel, gambar, catatan kaki, sitasi, dan daftar pustaka tetap sesuai dengan naskah.

Setelah pemeriksaan selesai, barulah hasil diekspor untuk digunakan dalam alur penerbitan berbasis JATS.

Berguna untuk editor dan penulis

Bagi editor jurnal

JATS Editor dapat membantu mengurangi pekerjaan berulang ketika artikel harus dipindahkan dari dokumen pengolah kata ke format terstruktur. Editor dapat memusatkan perhatian pada bagian yang membutuhkan penilaian, bukan menandai seluruh struktur dari awal.

Alat ini juga membantu memperlihatkan masalah yang sering luput dalam pemeriksaan visual, seperti sitasi yang tidak memiliki pasangan referensi, perbedaan tahun, DOI yang perlu diperiksa, atau struktur bagian yang belum konsisten.

Bagi penulis

Penulis dapat menggunakan JATS Editor untuk memeriksa kesiapan naskah sebelum menyerahkannya kepada jurnal. Dengan melihat bagaimana sistem membaca judul, identitas penulis, abstrak, kata kunci, sitasi, dan referensi, penulis dapat memperbaiki naskah lebih awal.

Fungsi ini tidak mengubah penulis menjadi penyunting XML. Tujuannya adalah memberi gambaran yang lebih jelas tentang apakah naskah sudah memiliki struktur yang cukup baik untuk diproses lebih lanjut.

Apakah template Word akan rusak?

Tidak. Berkas sumber tidak ditimpa. JATS Editor membaca naskah dan menghasilkan keluaran terpisah, sehingga dokumen asli tetap tersedia.

Meski demikian, naskah dengan tata letak yang sangat kompleks tetap perlu diperiksa. Kotak teks, tabel yang dipakai untuk menyusun identitas penulis, gambar yang berisi teks, penomoran manual, atau gaya paragraf yang tidak konsisten dapat membuat beberapa bagian sulit dikenali secara otomatis.

Agar hasil pembacaan lebih baik

Sebelum mengunggah naskah, beberapa hal berikut dapat membantu:

1. Gunakan judul bagian dan subbagian secara konsisten.
2. Pisahkan nama penulis, afiliasi, dan alamat surel dengan jelas.
3. Hindari menjadikan daftar pustaka sebagai gambar.
4. Tulis DOI sebagai alamat yang lengkap dan dapat dibuka bila tersedia.
5. Pastikan sitasi di dalam teks mempunyai pasangan dalam daftar pustaka.
6. Periksa kembali catatan kaki, tabel, rumus, dan gambar pada tahap pratinjau.

Yang tetap perlu diputuskan pengguna

Otomasi dapat mempercepat pembacaan struktur, tetapi tidak menggantikan penilaian editorial. Pengguna tetap perlu memastikan bahwa identitas penulis benar, referensi memang merujuk karya yang dimaksud, susunan bagian sesuai kebijakan jurnal, dan keluaran akhir mencerminkan naskah sumber.

Karena itu, alur yang paling aman adalah: unggah naskah, tinjau hasil pembacaan, koreksi bagian yang perlu, periksa pratinjau, lalu ekspor.

Mulai menggunakan JATS Editor

JATS Editor dapat digunakan oleh pengelola jurnal maupun penulis yang ingin menyiapkan naskah dalam struktur yang lebih siap diproses.

Buka JATS Editor dan unggah naskah DOCX untuk memulai pemeriksaan struktur artikel.