LOA Otomatis di OJS: Dari Keputusan Accept ke PDF dan Email

Editor biasanya sudah selesai mengambil keputusan ketika artikel dinyatakan diterima. Namun pekerjaan kecil sering muncul sesudahnya: menyalin judul, menulis nama penulis, memasukkan tanggal, membuat PDF, lalu mengirim LOA melalui email.

Kalau submission yang diterima hanya satu, proses itu mungkin terasa ringan. Ketika jumlahnya bertambah, kesalahan nama, judul, tanggal, atau lampiran mulai mudah terjadi.

Jawaban singkat: Certificate & LOA Generator mendeteksi keputusan Accept Submission di OJS. Jika fitur auto-send diaktifkan, plugin mengambil metadata artikel, membuat Letter of Acceptance dalam format PDF, melampirkannya ke email, lalu mengirimkannya kepada penulis korespondensi. Alur keputusan dan email bawaan OJS tetap berjalan seperti biasa.

Editor tetap bekerja dengan cara yang sama

Tidak ada workflow baru yang harus dipelajari. Editor tetap membuka submission, menyelesaikan pemeriksaan, dan mencatat keputusan Accept Submission melalui OJS.

Plugin baru bekerja setelah keputusan tersebut tersimpan. Karena dipicu oleh keputusan resmi, LOA tidak dibuat hanya karena status artikel berubah secara tidak sengaja atau karena seseorang membuka halaman tertentu.

Tampilan demonstrasi dengan data fiktif. Setelah keputusan Accept dicatat, plugin mengambil metadata, membuat PDF LOA, lalu mengirimkannya sebagai lampiran email.

Data LOA diambil langsung dari submission

Saat proses berjalan, plugin membaca metadata publikasi yang sedang aktif, antara lain:

• nama seluruh penulis;
• judul artikel;
• tanggal penerimaan;
• nama jurnal;
• ISSN daring atau cetak;
• nama dan jabatan penandatangan;
• institusi penerbit; dan
• lokasi penerbitan dokumen.

Email dikirim ke alamat penulis pertama yang tersedia pada metadata kontributor. Karena itu, alamat email dan urutan penulis perlu diperiksa sebelum keputusan Accept dicatat.

Template tidak perlu berisi seluruh teks

Admin cukup menyiapkan gambar header dan footer dalam format PNG. Bagian isi—nama penulis, judul artikel, tanggal, identitas jurnal, penandatangan, serta kode verifikasi—dirender oleh plugin.

Cara ini lebih aman daripada menempatkan contoh nama atau judul langsung pada template. Data setiap artikel selalu diambil dari OJS sehingga risiko lupa mengganti teks dapat dikurangi.

Warna judul, nama, isi, dan aksen juga dapat disesuaikan dari pengaturan plugin agar dokumen mengikuti identitas visual jurnal.

PDF, email, dan verifikasi dalam satu alur

Setelah metadata terkumpul, plugin menjalankan empat langkah:

1. membuat kanvas dokumen berukuran A4;
2. menggabungkan header, footer, dan teks LOA;
3. menambahkan kode QR untuk pemeriksaan keaslian; dan
4. mengubah dokumen menjadi PDF lalu melampirkannya ke email.

Subjek dan isi email dapat disesuaikan dengan placeholder seperti {name}, {journal}, {title}, dan {date}. Admin juga tetap memiliki opsi untuk mengunduh atau mengirim LOA secara manual ketika diperlukan.

Apa yang dimaksud dengan PDF sementara?

Saat mengirim email, plugin perlu membuat satu berkas PDF sementara agar dapat dipasang sebagai lampiran. Berkas itu disimpan di direktori temporary milik server hanya selama proses pengiriman.

Setelah email berhasil maupun gagal diproses, berkas sementara tersebut dihapus. Jadi PDF sementara bukan salinan permanen di folder artikel dan bukan arsip tambahan yang terus memenuhi ruang hosting.

Catatan penerbitan dan kode verifikasinya tetap disimpan agar keaslian dokumen dapat diperiksa, tetapi berkas lampiran sementara tidak dibiarkan menumpuk.

Apakah plugin menggantikan email keputusan OJS?

Tidak. Hook plugin selalu mengembalikan kontrol kepada OJS agar proses email dan keputusan editorial bawaan tetap dilanjutkan.

LOA otomatis berfungsi sebagai tambahan: OJS mencatat keputusan seperti biasa, sementara plugin menyiapkan dokumen resmi dan mengirimkannya sebagai lampiran. Jika pembuatan PDF atau pengiriman email mengalami masalah, kegagalan tersebut tidak boleh membatalkan keputusan Accept yang sudah dicatat editor.

Pemeriksaan sebelum mengaktifkan auto-send

Lakukan satu pengujian manual sebelum mengaktifkan pengiriman otomatis.

1. Unggah header dan footer jurnal.
2. Isi identitas penandatangan dan institusi.
3. Atur subjek serta isi email.
4. Buat LOA percobaan dari data fiktif.
5. Periksa posisi teks, ejaan, QR, dan nama file PDF.
6. Kirim ke alamat internal untuk memastikan konfigurasi SMTP bekerja.
7. Setelah hasilnya benar, aktifkan Auto-send LOA when article is accepted.

Pengujian kecil ini jauh lebih mudah daripada memperbaiki LOA yang sudah terkirim kepada penulis.

Kompatibilitas dan dukungan

Edisi plugin yang dibahas dalam panduan ini dibuat untuk OJS 3.4.x. Kompatibilitas dengan versi OJS lain, konfigurasi SMTP, ekstensi GD, dan pustaka pembuat PDF perlu diperiksa sebelum dipasang pada situs produksi.

Untuk memperoleh Certificate & LOA Generator atau meminta bantuan konfigurasi, kunjungi biblio.ascarya.or.id atau hubungi admin@ascarya.or.id.